Il ruolo del project manager nei progetti di localizzazione

cASE HISTORY
Illustrerò brevemente un progetto non proprio di localizzazione, ma che ha compreso attività di traduzione, revisione e impaginazione in lingua cinese. Questo progetto si è svolto all’incirca tra il 21 novembre il 15 dicembre 2006.
Il progetto ha riguardato la traduzione/revisione di testi di istruzioni per orologi e certificati per orologi e gioielli dall’ italiano alla lingua cinese, la loro impaginazione in formato bilingue (inglese, cinese) e relativa stampa. Il numero di riferimenti totale nati da questo progetto si è limitato a 27.

Il giorno 17 dicembre 2006, venerdì mattina, la mia collega del reparto commerciale, il responsabile del reparto DTP e io abbiamo avuto un breve incontro durante il quale il cliente ci ha illustrato le sue esigenze per questo progetto.
Per essere pronti per l’inaugurazione, a inizio 2007, del primo punto vendita ufficiale di questo “marchio” di orologi e gioielli a Shanghai era necessaria la creazione di libretti di istruzioni e di certificati di garanzia da inserire nelle confezioni dei primi prodotti che sarebbero poi stati immessi sul mercato cinese.
Il cliente, durante l’incontro, ci ha fornito una panoramica del progetto a cui avremmo dovuto dar vita. In primo luogo ha chiarito la necessità di una certa velocità di esecuzione: due settimane di lavorazione, non di più. La terza settimana sarebbero dovute partire già le prime stampe del materiale. È stato anche segnalato il formato finale in cui il cliente desiderava ricevere il materiale. Abbiamo quindi ricevuto un CD contenente tutti i libretti originali in formato pdf in 5 lingue. Dentro al CD, si trovavano i pdf originali di tutti i file che avremmo dovuto preparare. Innanzitutto andava quindi verificato nel nostro archivio se disponevamo già dei file originali in Xpress. Infatti per questo già da anni ci occupiamo della creazione di buona parte dei libretti di istruzioni e certificati. Se il materiale non fosse stato presente in archivio nostro compito sarebbe stato segnalarlo al cliente che avrebbe provveduto a inviarci i file originali. Il materiale nel nostro archivio andava inoltre verificato come impaginato in modo che aderisse agli standard aziendali (marchio, ecc..). Dentro al CD erano presenti anche alcuni testi già tradotti in cinese da altri fornitori che però era necessario rivedere. Oltre a una revisione terminologica era anche necessaria una verifica di completezza del contenuto. I testi non presenti nel CD andavano tradotti. Congelati i testi era necessaria l’impaginazione bilingue (inglese e cinese) in InDesign.

Concluso il briefing e preso atto che avevo due settimane per portare a termine il progetto già nel pomeriggio di venerdì ho lavorato per creare le basi per procedere speditamente. Ho incaricato un grafico di iniziare a verificare se disponevamo di tutta la documentazione contenuta nel CD in modo da girare eventuali file mancanti al cliente appena possibile.
Ho stilato un elenco dei materiali da rivedere e di quelli da tradurre.

Ho ricevuto conferma dal cliente che la lingua sorgente da cui si sarebbe partiti per la traduzione e la revisione sarebbe stata l’italiano. Ho quindi ricercato un traduttore da italiano a cinese che fosse esperto nell’argomento, fosse libero per un paio di settimane e avesse Trados. Si tratta di testi tecnici dove si richiede una coerenza terminologica. Inoltre alcune parti (garanzie, precauzioni….) sono identiche per tutti i libretti. In questo caso ho optato per creare una memoria perché i testi di questi libretti e delle garanzie sono molto simili tra di loro. Inoltre è previsto che in futuro ne arrivino altri di questi testi. In realtà, buona parte del lavoro è stato in questo caso di revisione. Sebbene incompleto o da correggere il materiale fornito dal cliente comprendeva quasi tutti i testi da impaginare. Per quello che riguarda la revisione e traduzione i testi mi venivano forniti direttamente dal grafico in Word.

Nella ricerca della traduttrice sono stato particolarmente fortunato e ho quindi potuto inviare subito già il venerdì pomeriggio il primo testo da tradurre. La consegna è stata fissata già per il lunedì. Il libretto in questione ha svolto il ruolo di mastro per tutti gli altri. Infatti ricevuto il testo abbiamo subito impaginato il testo e inviato la bozza al cliente in modo che potesse inviarlo alla filiale in Cina per la revisione. Ricevute le correzioni, le abbiamo girate nuovamente al traduttore per presa visione e ulteriore verifica. A quel punto il libretto è stato corretto e soprattutto ha permesso di congelare e avere pronte tutte le parti standard di tutti i libretti. Le parti standard comprendono quasi la metà di un libretto di istruzioni degli orologi, riguardanti la garanzia, lo smaltimento rifiuti, le precauzioni…Questo ha praticamente permesso di dimezzare la mole di testi da inviare al traduttore permettendo una lavorazione più snella e veloce e ovviamente anche un risparmio economico.

Lunedì 20, abbiamo proseguito nella preparazione di più testi possibile da inviare al traduttore. I certificati di garanzia dei gioielli non permettevano grandi escamotage, ma fortunatamente i testi in questione erano piuttosto brevi. Ho quindi optato per cercare di inviare tutti i testi dei certificati come secondo batch al traduttore che il martedì ha potuto consegnare senza problemi. La preparazione razionale dei testi e contemporaneamente del layout ci ha rallentato leggermente in fase di avviamento, ma si è dimostrata un vero asso nella manica nella lavorazione finale.
Il grafico, oltre all’estrazione dei testi, si occupava già di preparare i file bilingui in inglese e italiano in InDesign CS2. Ricevuto il file di Word in cinese il grafico incollava il cinese sopra l’italiano.
I libretti originali in 5 lingue erano impaginati in Xpress. Xpress non gestisce le lingue orientali. Per rendere più veloce il lavoro e più semplice si è deciso di impaginare i lavori InDesign versione CS2 per MAC. I file sono stati salvati in Xpress 4 e riaperti e salvati in InDesign CS2. Questa versione di InDesign permette di copiare e incollare in maniera molto semplice il testo cinese direttamente da Word.
Cosa sarebbe successo se non fosse stato possibile? La traduzione e revisione sarebbe avvenuta in Word. Avremmo dovuto sapere in anticipo gli ingombri necessari per la creazione di file immagine.
Traduzione/revisione in Word. Istruzione sugli ingombri dei testi a priori. Creazione di file di immagine con i testi in cinese da inserire nel file Xpress. In caso di correzioni il procedimento si sarebbe dovuto rifare da capo. Per dare un’idea dei tempi e dei costi: il nostro processo li ha dimezzati!

Seguendo questo percorso in pochi giorni avevamo praticamente consegnato già quasi tutte le prime bozze dei certificati cinesi e la prima bozza definitiva del primo libretto e un altro paio di libretti orologi.

Alla consegna di ogni bozza era necessaria una doppia approvazione. In primo luogo del layout: questa veniva effettuata direttamente dal mio contatto in Italia. Il pdf approvato veniva inviato alla filiale in Cina per un’approvazione finale del documento dal punto di vista linguistico.
Le bozze sono state tutte inviate con invio documenti ufficiale e le approvazioni comunicate tutte per iscritto. Tutte queste email le ho archiviate in una sottocartella del progetto Shanghai creato in outlook. Tutto questo non per burocrazia, ma perché rimanesse una prova tangibile, il filo conduttore dei vari passaggi. Ricevute le due approvazioni i file sono stati inviati via via allo stampatore che ha proceduto a una bozza ciano. Tale bozza veniva inviata poi a noi per presa visione e infine al cliente. Dopo quest’ulteriore approvazione le stampe venivano fatte partire.

Tutte queste approvazioni suonano molto pesanti in un progetto così rapido (27 progetti in due settimane) ma  la complessità  e delicatezza dei vari passaggi lo rendeva necessario per evitare di incappare in errori.

Intorno al 10 dicembre il progetto si è concluso secondo le tempistiche indicate dal cliente. Le stampe sono proseguite per alcuni giorni. Comunque una volta avviate, diciamo che il mio compito era praticamente conclusione. La consegna, infatti, delle stampe non è stata da me seguita.

Ho preso a esempio questo progetto per rendere l’idea della realtà di un progetto che comprenda rielaborazione linguistica e attività di grafica. Organizzare bene in maniera fluida le due attività è tutt'altro che facile. Una delle carte vincenti, in questo caso, è stata l'analisi iniziale che ha permesso di individuare subito la via più veloce per eseguire l'impaginazione e le eventuali correzioni sull’impaginato (il passaggio da Xpress a InDesign) e dal punto di vista traduttivo la selezione rapida dei testi da rivedere e di quelli da tradurre. L’utilizzo del CAT ha dato un'ulteriore accelerata al processo. Nell’analisi del materiale è stato determinante l’aiuto del grafico. Senza un affiancamento con lui non sarebbe stato possibile pensare un processo lavorativo così rapido.

Il cliente poi, come da manuale, ci ha fornito dall’inizio tutte le informazioni necessarie per capire bene il suo obbiettivo e arrivare alla soluzione migliore per raggiungerlo.
Ha anche collaborato con me durante il progetto non lasciandomi e non lasciando i collaboratori soli. In caso di dubbio terminologico, ha risposto subito e anche nei passaggi di correzione e approvazione è stato rapido nell'agire evitando di creare colli di bottiglia nelle lavorazioni.
La totale libertà concessami dal cliente, infine, ha permesso di razionalizzare dall’inizio tutti i passaggi. Passaggi non decisi solo da me, ma concordati col grafico e col traduttore. Continua...