Il ruolo del project manager nei progetti di localizzazione

Conclusione

Il PM è quindi al centro di tutto il ciclo produttivo legato a una localizzazione o a qualsiasi altra richiesta del cliente. Quasi mai la esegue in prima persona ma decide chi la eseguirà, secondo quali istruzioni e in quanto tempo. Monitora che la spesa per garantire il servizio non superi il budget a disposizione. Garantisce che le attività vengano svolte secondo alcuni criteri e che il prodotto sia controllato prima dell’invio al cliente. Infine esegue la consegna al cliente. Non eseguendo gran parte delle attività in prima persona ma essendone responsabile il PM svolge il ruolo di guida, di sovrintendente ai lavori.

Dal punto di vista formativo, il Project Manager deve quindi possedere delle conoscenze linguistiche approfondite: non è però necessario che abbia la formazione del traduttore. Anche la conoscenza del funzionamento dei programmi CAT e almeno un'infarinatura dei programmi di grafica è necessaria. Ciò detto, come in molti altri casi, anche in questo mestiere è la pratica sul campo che fa crescere e sviluppare le conoscenze che uno ha.
Nel mio reparto siamo in sei persone e un terzo delle colleghe ha frequentato lingue, un paio hanno conseguito il diploma in traduzione e io sono diplomato in interpretazione di trattativa. Oltre a differenze caratteriali, la diversa formazione ovviamente influenza il modus operandi di ognuno di noi. Tuttavia le diversità non sono tali per poter concludere che un percorso formativo sia migliore di un altro. Infatti pur seguendo strade diverse, i risultati sono identici. Chiaramente ognuno di noi ha dei punti di forza e dei punti deboli legati anche alla propria formazione.

L’attività pratica del PM è un continuo monitoraggio dei vari passaggi che avviene, soprattutto, attraverso una continua comunicazione con tutti i soggetti coinvolti. Il PM deve quindi essere un buon comunicatore. La gestione del flusso di informazioni può essere molto stressante ma, è la base per ottenere dei buoni risultati e far lavorare bene i propri collaboratori. È anche il modo migliore per entrare in sintonia con loro ma anche con il cliente e capire le esigenze di tutti. Il Project Manager deve quindi concentrare molta della sua attenzione per esprimersi con una comunicazione efficace. Molto spesso quando un cliente non è soddisfatto parte degli errori commesso sono infatti dovuti a problemi di comunicazione. Informazioni che non sono state filtrate in maniera efficace. Compito del PM è fare in modo che le informazioni arrivino a tutti in maniera completa e che tutti i partecipanti al progetto siano stimolati a segnalare dubbi, problemi ma, anche soluzioni o osservazioni. Nel capitolo dedicato al Project Management di "A practical Guide to Localization" di Esselink (2000), viene dedicata una sezione alla gestione delle comunicazioni. Esselink suggerisce un piano di comunicazione e suddivide le comunicazioni in due filoni: comunicazioni interne ossia quelle con i collaboratori e comunicazioni esterne ossia quelle con il cliente.

Oltre a suggerire di usare un diverso tipo di approccio, l’autore suggerisce anche quando usare una comunicazione scritta e quando una semplice telefonata e in che modo. Per quanto apprezzi lo sforzo di Esselink di dare indicazioni anche su questi aspetti, per nulla secondari nella vita quotidiana del PM, trovo molto difficile riuscire a riassumere per sommi capi questo aspetto. A parte che questo aspetto è ovviamente influenzato dalla personalità di ciascuno di noi, PM, molto dipende anche dal rapporto che c’è o si sviluppa col cliente. Io personalmente cerco di inviare poche email ma quelle che invio. Inoltre le email più importanti faccio in modo che siano sempre quelle dei moduli ufficiali Soget. Le istruzioni quindi cerco di inviarle tutte nella lettera d’incarico e di evitare di inviare un’infinità di email ognuna che affronta un tema diverso. Le comunicazioni più importanti al cliente le comunico sempre per iscritto e poi, secondo i casi, comunico al telefono. Tutte le informazioni più importanti, per esperienza, è bene che avvengano per iscritto. Anche perché se deve succedere qualcosa, c’è sempre una prova di quello che è avvenuto. Anche sul modo di porsi con collaboratori e cliente non ritengo infondate le istruzioni di Esselink, ma, nella pratica quotidiana mi è capitato di tutto.

Pur con il ruolo di guida il PM deve stare attento a non opprimere o stressare i collaboratori e anche il cliente. Il risultato di un rapporto troppo assillante ha effetti contrari. Bisogna quindi essere bravi a trovare un equilibrio: lasciare gli spazi e saper intervenire quando serve. Queste sono alcune caratteristiche tipiche di un leader che un bravo Project Manager deve sviluppare.
Le attività del PM sono portate avanti contemporaneamente. Il PM deve quindi essere molto flessibile nel passare da un’attività all’altra. Deve essere pronto a evitare problemi o dubbi o almeno pronto ad affrontarli e risolverli.
Come ho illustrato in questa tesi, i progetti di localizzazione sono composti di molte attività. Possono quindi essere considerati abbastanza complessi nella gestione.
Inoltre riguardano un ramo nuovo, un passo avanti rispetto a un progetto di traduzione e rappresentano il servizio principale richiesto sempre di più dalle aziende. Dalla traduzione all’adattamento del contenuto a una realtà locale. La localizzazione prevede l’utilizzo di programmi sempre nuovi e necessita di un continuo aggiornamento delle proprie conoscenze.

Per tutti questi motivi ho deciso di parlarne. Credo che possano dare meglio l’idea della realtà quotidiana di un project manager.